OORCA

Checklista mapy procesu AI

Jedna kartka do oceny, który proces warto automatyzować pierwszy, co musi zostać pod kontrolą człowieka i jaki prototyp ma sens.

Nie wpisuj danych osobowych, numerów faktur, dokumentów klientów, tokenów ani poufnych informacji. Na start wystarczy opis procesu i kategorie danych.

1. Dopasowanie procesu

Proces dzieje się co tydzień.
Ma powtarzalne wejścia: mail, formularz, PDF, CRM, arkusz albo Teams.
Kilka osób musi znać status.
Obecnie ktoś przepisuje lub kopiuje dane ręcznie.
Opóźnienia tworzą koszt, ryzyko albo utratę leadów.

0-3Nie zaczynać od tego procesu.

4-7Dobry kandydat do audytu.

8-10Mocny kandydat do prototypu ORCA.

2. Mapa wejść

Źródło: mail, PDF, CRM, API, Teams.
Częstotliwość: dziennie, tygodniowo, miesięcznie.
Właściciel: rola, nie osoba.
Output: odpowiedź, status, task, raport, decyzja.

3. Bramka decyzji człowieka

Decyzja finansowa.
Formalna odpowiedź do klienta.
Dane osobowe lub dokument klienta.
Warunki oferty lub płatności.

4. Dopasowanie do wiedzy

Procedury i checklisty.
Umowy, SWZ, regulaminy.
Historia spraw i playbooki.
Odpowiedzi wymagające źródła.

5. Zakres prototypu

Jeden proces i jeden kanał wejścia.
Jedna rola użytkownika.
Jeden approval step.
Mocki albo anonimizowane przykłady.

6. Szacunek ROI

Zbierz tylko minimum: liczba spraw, minuty ręcznej pracy, osoby w procesie, ryzyko opóźnień i ostrożny udział automatyzacji.

Godziny miesięcznie = sprawy dziennie x minuty na sprawę x 22 dni x udział automatyzacji / 60

7. Decyzja o pierwszym prototypie

Mail triage: inbox -> kolejka spraw.
RAG dokumentów: PDF/procedura -> odpowiedź ze źródłem.
Lead qualification: formularz/dokumenty -> ryzyko, braki i następny krok.
Report automation: statusy -> podsumowanie zarządcze.

8. Czerwone flagi

Nikt nie jest właścicielem procesu.
Nie da się opisać sukcesu.
Każdy przypadek jest wyjątkiem.
Output ma być prawnie wiążący bez review.

9. Decyzja audytowa

Po wypełnieniu checklisty proces powinien trafić do jednej z trzech decyzji. To chroni przed budowaniem agenta tylko dlatego, że brzmi efektownie.

Go

Jeden owner procesu.
Powtarzalne wejścia i wynik.
Jasny approval człowieka.
Możliwe pytania testowe lub dry-run.

Prepare

Źródła wymagają porządku.
Brakuje listy przypadków testowych.
Nie wiadomo, kto zatwierdza wynik.
Integracje trzeba zacząć read-only.

Wynik audytu ORCA

Process score, mapa procesu, ryzyka danych, rekomendowany prototyp, widełki zakresu i lista rzeczy, których nie automatyzować teraz.

Umów 15-min kwalifikację Zobacz płatny brief audytu